Tenue d’une assemblée générale annuelle pour une société

Une assemblée générale annuelle (AGA) doit être tenue :

• dans les 16 mois suivant la constitution de la société;
• dans les 4 mois suivant la fin de l’exercice financier.

Par exemple, si l’exercice financier d’une société se termine le 31 mars, l’assemblée générale annuelle doit être tenue avant le 31 juillet. 

Éléments à considérer

• Le moment où votre comptable vérifie les états financiers de la société (si la société fait appel à des services comptable).
• Les disponibilités de la majorité des membres et les moments où ils et elles sont susceptibles d’assister à l’AGA.
• Le délai de préavis à donner aux membres.
• Les préparatifs pour chaque point à l’ordre du jour.

Voir l’article 76 de la nouvelle Loi sur les sociétés pour en savoir plus.

Le conseil d’administration peut décider où tenir l’assemblée générale annuelle (AGA) à moins que les règlements administratifs de la société ne précisent pas l’endroit où elle doit se tenir. 

L’AGA peut être tenue :

• au Yukon, sauf si les règlements administratifs prévoient un lieu à l’extérieur du Yukon;
• à l’endroit indiqué dans les règlements administratifs;
• en ligne ou par téléphone si les membres ont la possibilité de communiquer entre eux.

Voir l’article 81 de la nouvelle Loi sur les sociétés pour en savoir plus.

Un avis écrit de la date, de l’heure et du lieu de l’assemblée générale annuelle (AGA) doit être envoyé à chaque membre de la société.  

Société de plus de 3 membres

Un avis écrit annonçant la tenue de l’AGA doit être envoyé à chaque membre par la poste ou par courriel. L’avis doit indiquer :

• la date;
• l’heure;
• le lieu.  

S’il est envoyé par courriel, l’avis doit aussi être publié dans un journal ou sur un site Web 3 semaines avant la tenue de l’AGA. 

Société de moins de 3 membres

L’avis doit être envoyé par la poste. 

Il doit comprendre le libellé de toute résolution spéciale qui sera adoptée lors de l’assemblée.  

Quel est le délai de préavis à donner aux membres?  

Consulter les règlements administratifs de la société

• Les règlements administratifs de la société devraient indiquer le nombre de jours de préavis à donner aux membres. 
• Si les règlements administratifs ne précisent pas de délai de préavis, il faut donner un préavis de 14 jours. 

Le délai de préavis ne peut jamais être de moins de 7 jours ou de plus de 60 jours.  

Voir l’article 82 de la nouvelle Loi sur les sociétés pour en savoir plus.

Une société peut décider d’adopter une résolution par écrit plutôt que de tenir une assemblée générale annuelle (AGA). Pour ce faire, la société doit : 

• donner avis de la tenue de l’AGA conformément aux règlements administratifs de la société; 
• présenter les états financiers et le rapport comptable, s’il y a lieu. 

L’ensemble des membres doivent consentir par écrit à toute résolution qui aurait été adoptée par vote lors d’une AGA en personne.  

La date de l’AGA est celle à laquelle le dernier membre admissible à voter envoie son consentement écrit. 

Voir l’article 77 de la nouvelle Loi sur les sociétés pour en savoir plus.

Une fois tous les 4 ans, une société peut demander une prolongation du délai dont elle dispose pour tenir son assemblée générale annuelle (AGA).

Présentation des états financiers lorsque l’AGA est en retard

Assemblée générale en retard

Les membres doivent recevoir le rapport des états financiers provisoires. L’exercice financier provisoire commence après la fin du dernier exercice financier de la société et se termine 4 mois avant l’AGA.  

Voir l’article 76(6) de la nouvelle Loi sur les sociétés pour en savoir plus.

Au minimum, l’ordre du jour d’une assemblée générale annuelle (AGA) doit contenir les points suivants : 

• réception par les membres des états financiers de l’exercice précédent et du rapport du comptable, s’il y en a un; 
• élection des membres du conseil d’administration, sauf si les règlements administratifs prévoient des mandats différents; 
• nomination d’un comptable pour le prochain exercice, au besoin.  

Le conseil d’administration de la société voudra peut-être ajouter d’autres points à l’ordre du jour.  

Ordre suggéré :

• Élection d’une personne pour présider l’assemblée, si nécessaire. 
• Vérification du quorum.
• Adoption de l’ordre du jour et ajout des propositions des membres (voir la section sur le sujet).
• Adoption du procès-verbal de la dernière AGA.
• Traitement des affaires en suspens de la dernière AGA.
• Examen des états financiers de la société et du rapport comptable, s’il y a lieu.
• Adoption d’une motion pour approuver les états financiers.  
• Décision relative à l’examen, ou non, des états financiers de l’année à venir par un comptable, si l’examen n’est pas obligatoire.
• Nomination du comptable si nécessaire, ou adoption d’une résolution spéciale pour renoncer à la nécessité d’un examen financier. 
• Présentation des rapports des membres du conseil d’administration sur les activités de la dernière année. 
• Élections des membres du conseil d’administration 
• Traitement de nouveaux sujets (par exemple, voter en faveur de résolutions spéciales)
• Levée de l’assemblée.

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Les états financiers doivent : 

• être préparés conformément aux principes comptables généralement reconnus; 
• comprendre un bilan et un état des revenus et dépenses; 
• être approuvés par le conseil d’administration et signés par 2 de ses membres; 
• faire l’objet d’un examen par un comptable, au besoin;
• fournir des précisions sur les subventions gouvernementales ou les dons publics; 
• donner des détails sur les paiements versés aux membres du conseil ou aux personnes qui leur sont associées; 
• fournir des précisions sur tout paiement de plus de 75 000 $ versé à des employés ou à des entrepreneurs.  

Examen comptable 

La Loi sur les sociétés peut exiger que la société fasse appel à des services comptables pour l’examen de ses états financiers. La transition entre l’ancienne et la nouvelle loi complique les règles. Que la vérification soit obligatoire ou non, le conseil d’administration peut décider de faire examiner ses finances par des services comptables. 

Avant de tenir une assemblée générale annuelle (AGA), assurez-vous que votre société a bel et bien besoin de services comptables pour faire l’examen financier. 

Voir les articles 37 et 38 de la nouvelle Loi sur les sociétés pour en savoir plus.

Les membres peuvent proposer l’ajout d’un point à discuter lors d’une assemblée générale annuelle (AGA). Pour ce faire, il faut soumettre, par écrit, une proposition au conseil d’administration de la société.  

La proposition doit : 

• compter 500 mots ou moins; 
• être signée par 5 % des membres admissibles à voter. Dans tous les cas, la proposition doit être signée par un minimum de 2 membres.  

La proposition doit être incluse à l’avis de tenue de l’AGA si la société la reçoit plus de 7 jours avant l’envoi dudit avis. Ce dernier doit aussi comprendre :  

• une copie de la proposition; 
• le nom des membres admissibles à voter qui ont signé la proposition; 
• une déclaration d’appui à la proposition (si les membres en font la demande).  

La société n’est pas tenue de présenter la proposition si les membres en ont fait une semblable au cours des 2 années précédentes. 

Qu’est-ce que le quorum? 

• Le quorum est le nombre minimum de membres requis pour qu’une réunion soit valide.  
• Le quorum d’une assemblée générale annuelle (AGA) est différent de celui des réunions du conseil d’administration.  
• Sauf indication contraire dans les règlements administratifs, le quorum d’une AGA est d’au moins 3 membres. 

Que se passe-t-il si le quorum n’est pas atteint?  

Si le quorum n’est pas atteint, il est possible d’ajourner l’AGA. Les mêmes règles s’appliquent à toute autre assemblée générale. 

Les membres admissibles à voter qui sont présents lors de la reprise de la rencontre constitueront alors le quorum.  

Voir l’article 87 de la nouvelle Loi sur les sociétés pour en savoir plus.

Demander au conseil de tenir une assemblée générale annuelle ou d’une assemblée générale

Les membres peuvent formellement demander au conseil d’administration de tenir une assemblée générale annuelle (AGA) ou une assemblée générale. Pour ce faire, les membres doivent faire parvenir au moins une lettre demandant la tenue d’une AGA au conseil d’administration Cette lettre doit : 

• comprendre le nom et la signature de 10 % (ou le pourcentage prévu dans les règlements administratifs si celui-ci est moins élevé) des membres admissibles à voter; 
• compter 500 mots ou moins; 
• préciser les points à inclure à l’ordre du jour, ex.,une résolution spéciale que les membres souhaitent examiner; 
• être envoyé au siège social de la société; 
• être envoyé à chaque membre du conseil d’administration.  

Les membres du conseil doivent convoquer une assemblée générale dans les 60 jours suivant la réception de la lettre. L’avis de convocation doit indiquer les raisons pour lesquelles les membres ont demandé la réunion.

Le conseil ne répond pas à la demande

Si le conseil d’administration ne convoque pas d’assemblée générale dans les 21 jours qui suivent la réception de la lettre, les membres signataires peuvent la convoquer.  

Voir l’article 80 de la nouvelle Loi sur les sociétés pour en savoir plus.

Demander une ordonnance du tribunal

Un membre de la société ou un membre du conseil d’administration peut demander au tribunal d’ordonner la tenue d’une assemblée générale. La cour décidera s’il y a lieu d’accéder à cette demande et peut modifier le quorum si cela est jugé nécessaire. 

Voir l’article 85 de la nouvelle Loi sur les sociétés pour en savoir plus.