Tenue des dossiers des organismes à but non lucratif

Les documents à conserver se divisent en 5 catégories :

• les documents sur la nature de la société;
• les documents officiels et à portée juridique;
• les documents portant sur les membres;
• les procès-verbaux des réunions;
• les documents comptables et états financiers.

Vous devez conserver les documents suivants portant sur la société :

• Le certificat de constitution en personne morale.
• Une copie certifiée des documents suivants fournie par le registraire :
  • la constitution de la société;
  • les règlements administratifs de la société.
• La déclaration portant sur les administrateurs. Si vous remettez vos rapports annuels et avis de changement d’administrateurs dans les délais établis, cette information sera automatiquement versée dans nos dossiers et il ne vous sera pas nécessaire d’en garder une copie.

Vous devez conserver :

• tout document officiel provenant du registraire, à l’exception de la correspondance avec ce dernier;
• toute ordonnance rendue à l’égard de la société;
• toute déclaration de situation de conflit d’intérêt d’un ou de plusieurs administrateurs.

Quels documents peuvent servir de déclaration d’un conflit d’intérêt?

La déclaration d’une situation de conflit d’intérêt peut se faire à l’aide de l’un des documents suivants :

• copie du procès-verbal de la réunion au cours de laquelle la déclaration a eu lieu;  
• copie d’une résolution des administrateurs par consentement;
• lettre dans laquelle l’administrateur déclare sa situation de conflit d’intérêt adressée aux autres administrateurs et livrée à l’adresse du bureau enregistré de la société.

Vous devez conserver les documents suivants sur les personnes qui jouent un rôle au sein de la société :

• le consentement écrit de chaque personne appelée à agir à titre d’administrateur;
• la lettre de démission de tout administrateur;
• le registre des administrateurs;
• le registre des membres.

Qu’est-ce qu’un registre?

Il s’agit d’une liste officielle de tous les membres ou administrateurs de la société.

Registre des administrateurs

Vous devez tenir une liste de tous les administrateurs de la société, anciens et actuels, qui doit contenir les renseignements suivants à l’égard de chaque administrateur :

• son nom;
• ses plus récentes coordonnées;
• la date à laquelle la personne a commencé à siéger au conseil d’administration;
• la durée de son mandat;
• la date à laquelle la personne a cessé d’agir à titre d’administrateur.

Adresse des administrateurs

Vous devez indiquer l’adresse des administrateurs sur certains formulaires que vous devez remplir. Celle-ci figurera dans le registre de la société, lequel peut être consulté par n’importe qui.

Conseils :

• Il n’est pas nécessaire que l’adresse soit celle de la résidence privée de l’administrateur.
• Il suffit que ce soit un lieu où il peut recevoir du courrier durant les heures normales de bureau.
• Si vous préférez, vous pouvez donner l’adresse du bureau de la société pour chaque administrateur.  

Registre des membres

Vous devez tenir une liste de tous les membres de la société, qui doit contenir les renseignements suivants à l’égard de chacun :

• son nom;
• ses plus récentes coordonnées;
• la date à laquelle il a été admis comme membre;
• la catégorie à laquelle il appartient si la société a différentes catégories d’adhésion.

Aucun autre renseignement sur les membres ne doit figurer dans le registre.

Consultation du registre des membres

Seul un membre de la société peut consulter le registre des membres.

Pour ce faire, il doit présenter une demande par écrit à la société.

Un membre peut consulter le registre des membres pour les raisons suivantes uniquement :

• convoquer une assemblée générale;
• faire une proposition qui sera présentée à l’assemblée générale;
• tenter d’influencer le vote des membres;
• faire avancer tout dossier lié aux affaires internes de la société.

Lire l’article 27 de la Loi sur les sociétés pour en savoir plus.

Consultation du registre des administrateurs

Toute personne, membre ou non d’une société, est autorisée à consulter le registre pour savoir qui siège à son conseil d’administration.

Les renseignements relatifs aux membres obtenus à l’issue de cette consultation ne peuvent être utilisés qu’en lien avec les affaires de la société.

Lire l’article 28 de la Loi sur les sociétés pour en savoir plus.

Vous devez conserver les documents relatifs aux réunions du conseil d’administration et aux assemblées générales. Normalement, ces documents sont sous forme de procès-verbaux.

Le procès-verbal doit contenir les renseignements suivants :

• une liste de toutes les personnes présentes à la réunion;
• le texte de chaque résolution (ordinaire ou spéciale) adoptée à la réunion.

Dans le cas d’une résolution consentie par écrit, une copie de chaque consentement à cette résolution doit être conservée.

Il est aussi recommandé de conserver une copie de l’avis envoyé avec le texte de la résolution proposée.

Télécharger une copie de résolution modèle

Vous devez conserver les documents couvrant chaque exercice financier de la société, notamment :

• les états financiers pour chaque exercice financier;
• le rapport du comptable pour chaque exercice financier, le cas échéant;
• les documents comptables pour chaque exercice financier indiquant la provenance des sommes reçues et à quelles fins elles ont été dépensées.

Les états financiers doivent faire état des renseignements suivants :

• la rémunération versée à un administrateur ou à une personne liée à celui-ci (ex. conjoint ou conjointe, membre de la famille, partenaire d’affaires);
• les détails concernant la rémunération versée aux employés ou aux personnes liées par un contrat avec la société si cette rémunération s’éleve à au moins 75 000 $ : titre ou fonction de l’employé ou nature des services visés par le contrat.

Il n’est pas nécessaire que ces personnes soient identifiées par leur nom.

Si cette exigence soulève certaines inquiétudes quant à ses incidences possibles, veuillez communiquer avec nous par téléphone au 867-332-7950 ou par courriel à societies@yukon.ca.

Lire l’article 38 de la Loi sur les sociétés pour en savoir plus.

Consultation des états financiers de la société

Toute personne peut demander à consulter les états financiers d’une société.

La société doit faire parvenir les états financiers visés à la personne qui en fait la demande dans les 14 jours suivant la réception de la demande.

La société peut imposer des droits pour l’envoi de copies de ses états financiers, à condition qu’ils ne dépassent pas 0,10 $ par page pour une copie transmise par courriel ou 0,50 $ par page pour une copie papier.

Les documents doivent être conservés à l’un ou l’autre des endroits suivants :

• au bureau enregistré de la société;
• à tout autre endroit décidé par les administrateurs, à condition que la consultation des documents y soit possible. 

Vous pouvez conserver les documents sous toute forme en permettant la consultation, notamment :

• sous forme électronique;
• sur papier.

Vous devez prendre des mesures raisonnables en ce qui a trait à la conservation des documents de manière à  :

• en assurer l’intégralité;
• éviter qu’ils soient détruits ou endommagés; 
• empêcher leur falsification;  
• en faciliter l’accès de façon simple, fiable et rapide.

À moins de dispositions contraires dans les règlements administratifs de la société, toute personne peut demander à consulter ses documents.

Dispositions visant les membres :

• Un membre peut consulter les documents sans frais.
• Un membre doit présenter une demande par écrit pour consulter le registre des membres.

Dispositions visant les non-membres :

• La société peut prélever des droits pour la consultation de ses documents par des non-membres.
• Ces droits ne doivent pas dépasser 0,50 $ par page pour des documents imprimés ou 0,10 $ par page pour des documents envoyés par courriel, ou 10 $ par jour, quel que soit le nombre de documents consultés.
• Les non-membres ne sont pas autorisés à consulter le registre des membres ni les renseignements portant sur la rémunération versée aux administrateurs si ces derniers sont identifiés par leur nom.

Lire les articles 26 et 27 de la Loi sur les sociétés pour en savoir plus.

Vous pouvez vous départir des documents qui satisfont aux critères suivants :

• ils datent d’au moins 10 ans;
• ils ne sont plus pertinents pour les activités de la société.

Documents d’une société dissoute

Un liquidateur doit conserver les documents de la société pendant 6 ans suivant la date de la dissolution.

Le liquidateur doit :

• en faciliter l’accès conformément à la Loi sur les sociétés;
• conserver les documents sur support papier ou électronique au Yukon.

Si une société refuse de vous remettre une copie de ses documents, le registraire peut lui ordonner de le faire.

Si le registraire estime que la société devrait fournir la copie demandée, il peut lui ordonner de lui remettre l’un ou l’autre des documents suivants :

• une copie du document demandé;
• une déclaration signée par un administrateur expliquant pourquoi la société refuse de fournir le document.

Le registraire doit :

• indiquer dans son ordonnance la raison pour laquelle le demandeur est autorisé à recevoir une copie du document visé;
• envoyer une copie de l’ordonnance à la société et au demandeur.

La société doit remettre le document visé dans les 15 jours suivant la réception de l’ordonnance.

Le registraire peut aussi décider de ne pas rendre d’ordonnance obligeant la société à fournir le document demandé, auquel cas il doit envoyer au demandeur et à la société une lettre expliquant sa décision.  

Lire l’article 111 de la Loi sur les sociétés pour en savoir plus.

Demande d’ordonnance au tribunal

Si la société ne se conforme pas à l’ordonnance du registraire de fournir un document, le demandeur peut demander au tribunal de rendre une ordonnance l’y obligeant. Consultez la page portant sur les services judiciaires. 

Si une personne prétend qu’un document de la société contient des erreurs, elle peut, après avoir avisé la société de son intention, demander au tribunal d’ordonner à celle-ci de corriger le document.

Si un document que la société est tenue de conserver a été détruit ou est manquant, la société peut demander au tribunal de déclarer ce que le document aurait dû contenir et lui donner plein effet juridique.

Lire l’article 113 de la Loi sur les sociétés pour en savoir plus.