Demander une licence de tombola

Téléchargez le formulaire de demande de licence de tombola.

Veuillez remplir toutes les parties du formulaire de demande. Ne laissez aucune partie en blanc. Si une partie ne s’applique pas à votre situation, inscrivez « Sans objet ». Nous pourrions retourner les demandes incomplètes.

Conseils

Déterminez le type de tombola

Vous devez indiquer sur le formulaire le type de licence de tombola que vous souhaitez demander.

Tombola classique

Le type de licence de tombola le plus commun est le tirage au sort ordinaire au moyen de billets. Les personnes qui achètent des billets indiquent leurs coordonnées sur le talon du billet qui est conservé par le vendeur. Les gagnants sont ceux qui ont en main le billet correspondant au numéro inscrit sur le talon pigé dans un contenant quelconque.

Tombola d’un jour

Ce type de tombola est plus connu sous le nom de tirage moitié-moitié ou tirage au moyen de rouleaux de billets. La vente de billets et le tirage ont lieu le même jour, à un endroit désigné et à l’intérieur d’une période de sept heures. Les billets sont divisés en deux parties présentant le même numéro. L’acheteur reçoit une partie tandis que le vendeur conserve l’autre pour le tirage.

Utilisation des recettes

Dans cette partie de la demande, fournissez des détails sur l’usage que vous ferez des recettes de votre tombola.

• Soyez le plus précis possible.
• N’indiquez que les utilisations autorisées. Votre organisme ne peut utiliser les recettes de la tombola qu’à des fins de bienfaisance.
• Le registraire doit approuver l’utilisation des recettes pour un déplacement avant que celui-ci n’ait lieu. Si vous utilisez une partie des recettes pour financer un déplacement, vous devez remplir et joindre à votre demande le formulaire d’autorisation à utiliser les recettes de loterie à des fins de déplacement.

Note : L’organisme peut reporter les recettes non dépensées qui se trouvent dans le compte de banque réservé, jusqu’à 1 an après la date d’expiration de la licence de loterie.

Si toutes les recettes ne peuvent être dépensées dans l’année, l’organisme doit soumettre une demande de report.

Décrivez les lots

Sur votre demande, vous devez indiquer :

• tous les lots que vous attribuerez aux gagnants de la tombola;
• une estimation de la valeur au détail de chaque lot;
• le coût que représente chaque lot pour l’organisme.

Si vous obtenez une remise sur les lots ou si des lots proviennent de dons, un écart peut exister entre la valeur au détail et le coût d’un lot.

La distribution de l’ensemble des lots mis en jeu lors de la tombola est une condition de votre licence. Cette condition s’applique même si les recettes tirées de la tombola ne permettent pas de couvrir le coût des lots.

Renseignements sur les billets

Vous devez indiquer sur la demande les renseignements apparaissant sur vos billets de tombola. Ces renseignements comprennent :

• la ou les dates des tirages;
• le ou les lieux des tirages;
• le nombre de billets imprimés;
• le prix du billet;
• la valeur totale maximale des billets;
• la période de 7 heures de vente des billets du jour (le cas échéant);
• le nom de l’imprimeur des billets.

Vous devez également joindre un spécimen de billet à votre dossier de demande.

Applicable à toutes les demandes

Tous les demandeurs doivent fournir les documents suivants dans leur dossier de demande.

Copie de la motion approuvant votre demande

• Votre conseil d’administration doit adopter une motion approuvant votre demande.
• Vous devez joindre une copie du procès-verbal à votre demande.

Spécimen de billet

• Joignez un spécimen de billet à votre dossier de demande.
• Pour vous aider, vous pouvez utiliser notre spécimen de billet. Cet exemple indique les données essentielles qui doivent figurer sur votre billet.
• Tous les billets de tombola doivent être imprimés commercialement, à l’exception des billets pour les tombolas d’un jour. Pour une licence de tombola d’un jour (tirage moitié-moitié), vous pouvez utiliser des rouleaux de billets.

Plan de contrôle financier

• Vous devez indiquer la façon dont vous gérerez la vente des billets. Ce plan doit comprendre :
  • les modalités de contrôle de la distribution et de la vente des billets afin d’éviter la perte ou le vol de billets ou d’argent;
  • les modalités prévues pour garantir que seuls les billets vendus sont inclus dans le tirage.
• Ce plan peut se limiter à quelques lignes.
• Vous pouvez utiliser notre modèle de feuille de vérification des stocks de billets dans le cadre de votre plan de contrôle financier.

Copie des règles de la tombola

• Vous devez fournir une brève description de la manière dont vous organiserez votre tombola.
  • Vous devez suivre les modalités d’organisation décrites sur la page Web intitulée Comment organiser une tombola.
  • Vous devez indiquer quand et où votre organisme vendra les billets.
  • Vous devez indiquer quand et où se tiendra le tirage.

Demande d’autorisation – Déplacements

Téléchargez le formulaire de demande d’autorisation pour des déplacements.

Remplissez ce formulaire si vous prévoyez utiliser les recettes de la loterie pour payer des frais de déplacement.

Si la valeur au détail des lots à distribuer est supérieure à 5 000 $

Si la valeur au détail totale des lots de votre tombola est supérieure à 5 000 $, veuillez fournir les renseignements suivants.

Formulaire de garantie de paiement des lots

Un particulier ou un établissement bancaire doit garantir la disponibilité des lots.

• Téléchargez :
  • le formulaire de garantie de paiement des lots par une personne responsable; ou
  • le formulaire de garantie de paiement des lots par un établissement bancaire.
• Le particulier ou l’établissement bancaire doit remplir le formulaire pertinent. Joignez ensuite ce dernier à votre demande de licence.
• Vous devez attribuer en premier le lot affichant la plus grande valeur, suivi du lot affichant la deuxième plus grande valeur, et ainsi de suite.
• Vous devez distribuer tous les lots annoncés, même si les recettes tirées de la tombola ne permettent pas de couvrir leur coût.
• Toute personne ou établissement qui fournit une garantie de paiement des lots se porte garant du paiement de tous les lots. Cela peut signifier devoir utiliser ses propres fonds à cette fin.

Nota : si la tombola propose des lots qui représentent une partie des recettes de la journée, comme c’est le cas des tirages moitié-moitié, aucune garantie de paiement des lots n’est exigée.

Documents justificatifs indiquant le coût des lots par rapport à leur valeur au détail

Vous devez fournir des documents confirmant la valeur au détail de vos lots et, dans le cas où cette valeur est différente, le coût pour l’organisme. Il peut s’agir :

• de reçus indiquant ce que vous avez payé pour les lots

ou

• d’une lettre du vendeur ou du donateur du lot confirmant la valeur au détail et le coût que représente ce lot pour l’organisme.

Pour les demandes de licence de tombola dont le prix par billet est de 50 $ ou plus, ou dont la valeur totale des billets est égale ou supérieure à 25 000 $

Plan de marketing

Fournissez un plan de marketing pour votre tombola si :

• le prix de chaque billet est de plus de 50 $

ou

• vous estimez que le total de vos ventes de billets sera supérieur à 25 000 $.

Ce document doit indiquer la manière dont vous comptez faire la publicité et la promotion de votre tombola.

Droits

Vous devrez joindre vos droits de licence à votre demande. Nous calculons ces droits selon la valeur la plus élevée prévue pour la vente de billets.

Modalités de paiement

Vous pouvez payer vos droits :

• par chèque;
• par carte de crédit;
• en argent comptant;
• par carte de débit.

Paiement par chèque

• Remplissez le formulaire Renseignements sur le paiement.
• Joignez un chèque du montant indiqué, libellé à l’ordre du gouvernement du Yukon.
• Le chèque ne sera encaissé qu’une fois votre licence délivrée.

Paiement par carte de crédit

• Remplissez le formulaire Renseignements sur le paiement.
• Si vous déposez votre demande en personne ou la transmettez par messagerie ou par la poste, vous pouvez indiquer les informations figurant à votre carte de crédit sur le formulaire.
• Si vous envoyez votre demande par courriel ou par télécopieur, n’indiquez pas les informations figurant à votre carte de crédit. Nous vous contacterons pour les obtenir.
• Le paiement ne sera traité qu’une fois votre licence délivrée.

Paiement en argent comptant ou par carte de débit

• Ces modalités de paiement ne sont disponibles que si vous venez en personne dans nos bureaux de Whitehorse.
• Remplissez le formulaire Renseignements sur le paiement.
• Une fois délivrée, votre licence sera conservée dans nos bureaux.
• Vous pourrez alors venir la récupérer et vous acquitter du montant exigé en payant en argent comptant ou par carte de débit.

Que transmettre

Votre dossier de demande doit comprendre :

• le formulaire de demande dûment rempli;
• toutes les pièces justificatives;
• le formulaire de renseignements sur le paiement dûment rempli;
• les droits, si vous payez par chèque.

Comment transmettre votre demande

• En personne ou par messagerie au 307, rue Black, Whitehorse (Yukon) Y1A 2N1. Nos bureaux sont ouverts du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30.
• Par courriel : charitablegaming@yukon.ca
• Par la poste :
  Accréditation professionnelle et affaires réglementaires (C-5)
  C.P. 2703
  Whitehorse (Yukon)  Y1A 2C6

Délai de traitement

Si la demande est approuvée, votre licence contiendra une description complète des conditions d’utilisation.

Avant d’organiser votre tombola, vous devez prendre connaissance des renseignements fournis dans nos instructions sur la façon d’organiser une tombola. Cela vous permettra de vous assurer que votre loterie respecte la loi.