Gestion d’un conseil d’administration d’un organisme à but non lucratif

Un grand nombre de sociétés a adopté l’un des modèles de règlements administratifs. De l’information a été ajoutée à ce sujet.

Un conseil d’administration doit être composé d’au moins 3 membres, dont au moins 1 doit résider au Yukon. 

Les règlements administratifs de la société pourraient prévoir un nombre minimum et maximum de membres ou un nombre fixe. On recommande habituellement un nombre impair pour qu’il y ait une majorité claire au moment du vote.

S’il d’agit d’une société financée par ses membres, 1 seul administrateur suffit.

Lors de la création d’une nouvelle société, vous devez indiquer les premiers administrateurs sur le formulaire de constitution. Il peut s’agir des personnes qui constitueront la société et de toute autre personne nommée au conseil d’administration.

Ces personnes forment le conseil d’administration jusqu’à la fin de la première assemblée générale annuelle. 

Lire l’article 45 de la Loi sur les sociétés pour en savoir plus.

En règle générale, les membres sont élus chaque année à l’assemblée générale annuelle. Toutefois, les règlements administratifs de la société peuvent prévoir des règles différentes. Une société peut élire les membres du conseil d’administration une fois par :

• année;
• 2 ans;
• 3 ans;
• 4 ans.

Un membre ne peut siéger plus de 4 ans sans être réélu. 

Les membres du conseil peuvent être réélus indéfiniment. Toutefois, nos règlements sur les pratiques exemplaires limitent cette pratique en précisant que les membres d’un conseil d’administration ne peuvent siéger plus de 8 ans. La Loi ne prévoit pas de telle exigence. 

Les règlements administratifs d’une société pourraient également échelonner le mandat des membres du conseil ou autoriser des mandats différents pour divers postes au sein du conseil. Consultez les règlements de votre société pour connaître la fréquence à laquelle les membres du conseil d’administration doivent être élus.

Élection des membres d’un conseil d’administration

Les membres qui ont le droit de voter peuvent choisir la majorité simple pour élire une personne au conseil d’administration (paragraphe 45(3) de la Loi sur les sociétés).  

Pour siéger au conseil d’administration, une personne doit consentir à en faire partie. Cela signifie qu’elle doit :

• consentir par écrit à être membre du conseil;
• ne pas refuser d’être administrateur à l’assemblée lors de laquelle se tient l’élection.

Vous devez  conserver une copie du consentement par écrit dans les dossiers de la société.

Assemblée générale annuelle qui n’a pas lieu

Si aucune assemblée générale annuelle (AGA) n’a lieu, le conseil d’administration continue de siéger jusqu’à la prochaine AGA et jusqu’à la tenue des élections.

Nombre insuffisant de membres élus au conseil d’administration

Cela dépend du nombre de membres élus et de ce que les règlements administratifs de la société en question prévoient à ce sujet. Si le nombre de membres élus est suffisant pour atteindre le quorum, ceux-ci peuvent agir à titre de membres du conseil d’administration. 

Qu’est-ce que le quorum?

• Par exemple, si le nombre minimal d’une société est de 7 membres et que 4 sont choisis, l’assemblée peut avoir lieu. 
•  Si aucun nombre minimal n’est établi dans les règlements administratifs d’une société, le minimum est de 3 membres et le quorum est de 2.

Si le quorum n’est pas atteint :

• la société doit convoquer une assemblée générale le plus tôt possible afin de pourvoir les postes vacants;
• un membre peut convoquer une assemblée générale si le conseil d’administration ne le fait pas ou s’il n’y a pas de membres élus.

Un poste vacant peut être pourvu :

• s’il y a quorum à la suite d’une élection, mais que des sièges sont toujours vacants au conseil d’administration;
• si quelqu’un quitte le conseil au milieu de son mandat.

Pour pourvoir un poste vacant, le conseil peut :

• nommer des personnes pour pourvoir les postes vacants;
• convoquer une assemblée générale pour élire les personnes qui occuperont les postes vacants (si les règlements administratifs de la société l’exigent ou si le conseil d’administration le préfère);
• attendre à la prochaine assemblée générale.

Un membre du conseil d’administration qui occupe un poste vacant doit être réélu à son poste à la prochaine assemblée générale annuelle.

Lire l’article 54 de la Loi sur les sociétés pour en savoir plus.

Ajout de membres au conseil

Consultez les règlements administratifs de la société pour savoir si des membres peuvent être ajoutés au conseil d’administration sans qu’ils aient besoin d’être élus à une assemblée générale. Si les règlements le permettent :

• il n’est pas possible d’ajouter plus de 1/3 du nombre de membres élus à l’assemblée générale précédente;
• les personnes nommées au conseil peuvent siéger jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle, lors de laquelle elles devront être élues pour demeurer en poste.

Les règlements administratifs de base rendent ce choix possible, mais les règlements administratifs sur les pratiques exemplaires ne le permettent pas. Lire le paragraphe 45(8) de la Loi sur les sociétés pour en savoir plus.

Si vos règlements administratifs ne permettent pas aux membres d’un conseil d’administration d’ajouter des membres sans tenir de vote :

• une assemblée générale doit être convoquée pour élire des membres;
• une modification du nombre maximal de membres du conseil peut être apportée aux règlements administratifs;
• une assemblée générale peut être convoquée pour adopter une résolution spéciale visant à modifier les règlements administratifs et élire de nouveaux membres. 

Lire le paragraphe 54(8) de la Loi sur les sociétés pour en savoir plus. 

Selon la Loi sur les sociétés, une personne ne peut siéger à un conseil d’administration si :

• elle a moins de 19 ans;
• elle représente une société ou une autre entité plutôt qu’une personne;
• elle a été déclarée légalement inapte par un tribunal;
• elle fait faillite;
• elle a été reconnue coupable de fraude, sauf si :
  • un tribunal a ordonné le contraire,
  • 5 ans se sont écoulés depuis la dernière fois qu’elle a été reconnue coupable de fraude.

Les règlements administratifs peuvent aussi indiquer :

• s’il existe d’autres règles concernant les personnes admissibles à siéger au conseil;
• si un administrateur doit aussi être membre de la société (la Loi prévoit par défaut qu’un administrateur n’a pas à être membre). 

Lire l’article 47 de la Loi sur les sociétés pour en savoir plus. 

Dans la Loi sur les sociétés, les membres ayant un titre sont appelés « dirigeants ». Le conseil peut décider d’avoir un ou plusieurs postes de dirigeants, à savoir :

• présidence;
• vice-présidence;
• coprésidence;
• trésorerie.

Les membres n’ont pas à élire de dirigeants à une assemblée générale. Le conseil peut décider qui est dirigeant.

Il peut être précisé dans les règlements administratifs quels sont les postes de dirigeants et de quelle façon ils peuvent être pourvus. Les règlements administratifs sur les pratiques exemplaires contiennent des précisions à ce sujet, contrairement aux règlements administratifs de base.

Une société peut rémunérer les membres de son conseil d’administration dans certaines circonstances. Lire l’article 49 de la Loi sur les sociétés pour en savoir plus. 

Rémunération des membres du conseil d’administration permise par les règlements administratifs

Si les règlements administratifs de la société le permettent, il est possible de rémunérer les membres de son conseil d’administration pour leur travail. Par exemple, des honoraires ou un salaire peuvent être versés pour le temps passé à travailler au sein du conseil d’administration.

Remboursement des dépenses des membres du conseil d’administration

Les membres d’un conseil d’administration peuvent être remboursés pour des dépenses raisonnables engagées dans le cadre de leurs fonctions. Les règlements administratifs d’une société peuvent restreindre ou interdire le remboursement.

Contrat de travail

Si les règlements administratifs d’une société le permettent, les membres d’un conseil peuvent être rémunérés pour des travaux contractuels ou en tant qu’employés de la société. Cependant, cela ne peut pas être le cas de la majorité des membres d’un conseil.

Pratiques exemplaires : rémunération des membres d’un conseil d’administration

Les pratiques exemplaires autorisent le versement d’un paiement des membres d’un conseil d’administration pour un remboursement, un contrat ou un emploi, mais non pour être membre du conseil. Le modèle de règlements administratifs de base permet quant à lui de choisir de rémunérer ou non un membre du conseil d’administration pour son travail au sein du conseil. 

États financiers

Si les membres d’un conseil d’administration sont rémunérés, les états financiers de la société doivent contenir :

• la liste des administrateurs (poste et titre) qui ont été rémunérés;
• le montant qui leur a été versé;
• la raison du versement ( ex. honoraires, remboursement, contrat).

Il n’est pas nécessaire de nommer les administrateurs dans les états financiers.

Lire les articles 44, 49 et 38 de la Loi sur les sociétés et l’article 10 du Règlement sur les sociétés. 

Qu’est-ce un conflit d’intérêts?

Un conflit d’intérêts est une situation où :

• un membre du conseil d’administration pourrait avoir un intérêt personnel important dans l’un des contrats ou l’une des transactions de la société;
• les intérêts personnels d’un membre du conseil pourraient entrer en conflit avec ses responsabilités en tant que membre du conseil.

Gestion d’un conflit d’intérêts

Si un membre du conseil d’administration se trouve dans une situation de de conflit d’intérêts, il doit :

• déclarer sans tarder le conflit d’intérêts et en préciser la nature;
• s’abstenir de voter sur une question liée au conflit d’intérêts;
• quitter toute réunion où il est question du conflit d’intérêts;
• éviter d’influencer les autres membres du conseil d’administration dans leur vote.

Un conflit d’intérêts peut être approuvé si :

• le membre du conseil a dûment déclaré le conflit d’intérêts conformément à l’article 60 de la Loi sur les sociétés;
• les administrateurs ou les membres approuvent le conflit par résolution spéciale. 

La société doit conserver les documents portant sur le conflit d’intérêts. Il peut s’agir :

• du procès-verbal de la réunion au cours de laquelle le conflit a été déclaré;
• une résolution par consentement du conseil;
• un avis écrit du conflit d’intérêts rédigé par la personne concernée à l’intention du reste du conseil. 

Ce qui ne constitue pas un conflit d’intérêts

Il n’est pas nécessaire de déclarer un conflit d’intérêts si :

• la société a rémunéré un membre pour son travail au sein du conseil ou pour le remboursement de dépenses raisonnables (sous réserve des règlements administratifs);
• le conseil couvre un membre du conseil pour une perte d’argent liée à une entreprise de la société;
• le membre a souscrit une assurance pour lui-même ou la société.

Conflit d’intérêts non déclaré

Le membre du conseil d’administration doit remettre à la société tout profit réalisé en raison du conflit.